Jak poprawić dostarczalność e-maili (zaawansowane wskazówki)

W tym artykule dzielimy się kilkoma zaawansowanymi wskazówkami dotyczącymi poprawy dostarczalności e-maili oraz kilkoma zasadami, których należy przestrzegać, aby zapewnić optymalną dostarczalność.

Te wskazówki są dla tych, którzy są zaznajomieni z koncepcją dostarczalności. Jeśli szukasz podstawowych wskazówek dotyczących dostarczalności, kliknij tutaj.

Jednym z naszych wyzwań jest zapewnienie najlepszej możliwej dostarczalności e-maili dla naszych użytkowników, co wiąże się z rygorystycznym monitorowaniem wychodzących e-maili z naszej platformy.

Zachowanie dobrej reputacji naszej domeny i naszych adresów IP jest fundamentalne dla zapewnienia wydajnego autorespondenta. Aby to zapewnić, oprócz posiadania zespołu dedykowanego do monitorowania naszej infrastruktury 7 dni w tygodniu, wprowadziliśmy szereg podstawowych zasad.

Niezbędne jest zwrócenie uwagi na ten kluczowy punkt: dostarczalność e-maili zależy przede wszystkim od praktyk.

Konieczne jest mierzenie statystyk dostarczalności e-maili.

Z praktycznego punktu widzenia radzimy zrobić 5 rzeczy:

1. Używać spersonalizowanej i uwierzytelnionej nazwy domeny,
2. Regularnie czyścić listę kontaktów z kontaktów w statusie odbitych, wypisanych i szczególnie tych, którzy już nie otwierają e-maili.
3. Wysyłać e-maile tylko do osób, które się na to zgodziły.
4. Rozumieć wskaźniki systeme.io dotyczące e-maili.
5. Analizować statystyki.

1. Używaj spersonalizowanej i uwierzytelnionej nazwy domeny

Wiele serwerów odbiorczych filtruje e-maile na podstawie przychodzącego strumienia, konfigurując filtry spamowe. Aby ominąć tę zasadę, pierwszym krokiem jest użycie adresu e-mail ze spersonalizowaną nazwą domeny i uwierzytelnienie go za pomocą naszych usług.

W rezultacie zyskasz wiarygodność u swoich kontaktów, a z technicznego punktu widzenia serwery odbierające e-maile wezmą pod uwagę reputację Twojej domeny.

Aby uwierzytelnić nazwę domeny, zapraszamy do postępowania zgodnie z procedurą opisaną w tym artykule, a następnie skontaktowania się z Wsparciem w celu weryfikacji.

2. Regularnie czyść listę kontaktów

Ważne jest posiadanie zdrowej bazy kontaktów. W tym celu niezbędne jest uważne jej monitorowanie.

Możliwe jest importowanie list kontaktów do systeme.io, postępując zgodnie z poniższą procedurą.

Należy jednak zauważyć, że wyraźna zgoda wszystkich tych kontaktów jest warunkiem przed zaimportowaniem ich do systeme.io.

Importowane kontakty muszą wiedzieć, że znajdują się na liście mailingowej i jaką treść zamierzasz im wysyłać. Celem jest zminimalizowanie możliwości oznaczenia e-maili jako niechcianych.

Dlatego nie zezwalamy na adresy e-mail zakupione lub znalezione w Internternecie (żółte strony, profile publiczne w mediach społecznościowych itp.).

Systeme.io zastrzega sobie prawo do zawieszenia funkcji e-mail oraz blokowania kont użytkowników za wszelkie zachowania mogące zaszkodzić wydajności usługi.

Bardzo ważne jest również wyczyszczenie listy kontaktów ze wszystkich nieaktywnych lub fałszywych adresów e-mail przed zaimportowaniem ich na konto systeme.io.

Wysyłanie e-maili do nieistniejących odbiorców obniży współczynnik dostarczalności i może również zaszkodzić reputacji nazwy domeny.

Baza danych kontaktów może zawierać nieaktywne/wypisane adresy e-mail, które mogą bezpośrednio wpływać na dostarczalność.

Dostawcy e-mail analizują dane kampanii i karają, gdy e-maile nie są otwierane. Dlatego bardzo ważne jest usunięcie wszystkich nieaktywnych lub wypisanych kontaktów.

Wreszcie, po zaimportowaniu listy kontaktów i rozpoczęciu wysyłania e-maili, upewnij się, że czyścisz ją regularnie.

Radzimy czyścić ją co najmniej raz w miesiącu, aby zachować tylko responsywne kontakty, które otwierają e-maile.

2.1 Usuń nieistniejące adresy

Istnieją 2 typy nieistniejących adresów:

• Stare adresy e-mail klientów, które mogły zostać zamknięte lub usunięte
• Błędnie napisane adresy e-mail, które są obecnie automatycznie usuwane przez nasz system.

W systeme.io i dzięki filtrom dostępnym na liście kontaktów możesz uzyskać listę kontaktów w statusie "Odbite" jednym kliknięciem.

Zapraszamy do postępowania zgodnie z procedurą opisaną w tym artykule.

2.2 Usuń nieaktywne adresy

Nieaktywne kontakty powodują spadek współczynnika otwarć, co bezpośrednio wpływa na reputację u dostawców e-mail.

Niektóre adresy stają się nieaktywne z kilku powodów:

• E-maile trafiają do spamu i nie są już widoczne przez klienta
• Klient nie jest już zainteresowany działalnością/usługami, które oferujesz
• Klient otrzymuje zbyt wiele e-maili i nie otwiera ich wszystkich

Aby zarządzać tymi nieaktywnymi adresami, najpierw będziesz musiał sklasyfikować je na nowej liście, dodając TAGI.

Masz 2 opcje:

• Podjąć konkretną kampanię ponownego zaangażowania: Jeśli chcesz zdecydować się na ponowne zaangażowanie w konkretne kampanie, zalecamy to tylko wtedy, gdy lista jest segmentowana, w przeciwnym razie nie jest to zalecana praktyka.
• Trwale usunąć te adresy: Jeśli zdecydujesz się pozbyć tych kontaktów z listy, możesz użyć filtrów dostarczonych w systeme.io, aby usunąć kontakty zgodnie z wybranym okresem. Zapraszamy do postępowania zgodnie z procedurą opisaną w tym artykule.

2.3 Wdróż podwójny opt-in

Czym jest podwójny opt-in?

Gdy kontakty rejestrują się na stronie rejestracji z podwójnym opt-in, otrzymają e-mail zawierający link do potwierdzenia rejestracji.

Jeśli kontakt nie kliknął linku potwierdzającego w ciągu 24 godzin od rejestracji, jest automatycznie usuwany z listy kontaktów.

Istnieje kilka zalet wdrożenia podwójnego opt-in:

• To zachęca do rejestracji kontaktów z prawidłowymi adresami e-mail i zapobiega pozostawaniu botów na liście kontaktów, ponieważ nie będą mogły zwalidować rejestracji.
• To również umożliwia podwójne potwierdzenie akceptacji otrzymywania e-maili.

Ta opcja jest dostępna w systeme.io: Jak skonfigurować podwójny opt-in

3. Przestrzegaj dobrych praktyk e-mailowych

Wysyłanie e-maili do kontaktów to świetny sposób na utrzymanie kontaktu i niebycie zapomnianym, ale musisz to robić właściwie.

3.1 Wysyłaj ukierunkowane e-maile

W kampanii marketingowej e-mail znajomość grupy docelowej jest niezbędna. Pozwala to zwracać się tylko do tych osób, które są zainteresowane treścią lub ofertą.

Dobre targetowanie oznacza zapewnienie, że kontakty na liście są zainteresowane tym, co masz do zaoferowania, a zatem bardziej prawdopodobne jest, że otworzą i przeczytają e-maile.

Jeśli wysyłasz kampanie do wszystkich kontaktów bez żadnej personalizacji, ryzykujesz słabymi współczynnikami otwarć. Zawsze pamiętaj, że nie wszystkie kontakty są zainteresowane tymi samymi rzeczami. Jeśli stale oferujesz im treści, które nie odpowiadają ich zainteresowaniom, mogą przestać otwierać e-maile, wypisać się lub oznaczyć jako spam.

Aby utrzymać ich zainteresowanie, musisz segmentować kontakty zgodnie z ich preferencjami, aby lepiej udostępniać treści, kierując się ich oczekiwaniami. Aby to zrobić, możesz używać TAGÓW.

Wreszcie, nigdy nie wysyłaj e-maili do kontaktów, które nie dały Ci pozwolenia. Zrujnuje to Twoje statystyki.

Ponadto kupowanie listy kontaktów jest surowo zabronione.

3.2 Dbaj o tematy

Temat e-maila to pierwsza wizytówka wiadomości, ale także firmy.

To pierwsza opinia, jaką potencjalny klient będzie miał o wiadomości. To również z tytułem kontakty zdecydują, czy otworzyć e-maile. Jego optymalizacja bezpośrednio wpływa na współczynnik otwarć e-maili.

Jest kilka dobrych praktyk do przestrzegania:

• Nie zostawiaj tematu pustego
• Unikaj szokujących, kontrowersyjnych słów i wielkich liter
• Ogranicz znaki specjalne, takie jak wykrzykniki i znaki zapytania

Temat powinien przekazywać, że próbujesz zapewnić wartość odbiorcy. Aby wzbudzić ciekawość odbiorcy, wstawienie elementów personalizacji w temacie e-maila może pomóc zwiększyć współczynnik otwarć.

Należy zauważyć, że ze względu na ograniczenia wprowadzone na niektórych serwerach, filtry kontrolne stały się bardziej rygorystyczne w kwestii spójności między nazwą nadawcy e-maila, jego tytułem i jego treścią.

Jesteśmy zobowiązani zaprosić Cię do większej czujności co do spójności między tymi trzema elementami.

Jeśli oferujesz predefiniowane sekwencje swoim partnerom/klientom, niezbędne jest poinformowanie ich o potrzebie edycji e-maili ze spójnością między tymi trzema elementami.

Jeśli w innych okolicznościach używasz predefiniowanych e-maili w ramach promocji produktu, również ważne jest, aby je szanować.

Również i w zasadniczym poszanowaniu podstawowych zasad, zabronione jest używanie tożsamości osoby trzeciej lub firmy.

Preferowane jest używanie tylko jednej nazwy nadawcy na konto/adres e-mail, więc "Twój bank", "dział księgowości" itp. są zabronione i mogą zostać zablokowane przez zespół systeme.io.

Przykład złego e-maila:

Tytuł, choć atrakcyjny, nie odzwierciedla treści e-maila. Osoby, które nie rozumieją niuansu, mogą błędnie uwierzyć, że e-mail pochodzi z ich banku lub że jest to oszustwo.

Nazwa nadawcy jest również nieodpowiednia, ponieważ nie jesteś bankiem.

Wreszcie, zgodnie z ograniczeniami wydanymi przez "Gmail", prosimy o nieużywanie skracaczy linków w e-mailach (Bitly, TinyURL...)

Radzimy również używać linków do plików do pobrania zamiast załączników.

Te środki zostały podjęte w celu poprawy dostarczalności e-maili dla wszystkich użytkowników systeme.io i zachowania reputacji naszych adresów IP.

Jeśli jednak nie jest to przestrzegane i w interesie bezpieczeństwa, będziemy zobowiązani zawiesić wysyłanie e-maili z kont, które nie szanują tych podstawowych zasad.

3.3 Uważaj na "słowa spam"

Wykrywanie spamu przez sztuczną inteligencję znacznie się rozwinęło. Obecnie narzędzia opierają się nie tylko na obecności słowa, ale również na:

• Kontekście e-maila
• Liczbie wystąpień słowa
• Jego umieszczeniu w e-mailu
• Jego pisowni

Aby określić, w którym folderze (Główna skrzynka, Promocje, Spam...) zostanie złożony e-mail, dostawcy e-mail skanują całą jego treść.

"Słowa spam" to słowa, których należy unikać, ponieważ mogą przyczynić się do umieszczenia wiadomości w folderze spam/śmieci. Dlatego niezbędne jest zwrócenie na nie niezbędnej uwagi.

3.4 Ułatw wypisanie się

Gdy użytkownik otrzymuje e-mail, którego nie chce, stanie przed 3 opcjami:

• Wypisać się
• Przestać otwierać e-maile
• Zgłosić e-mail jako spam

Regularne zgłaszanie jako spam będzie miało katastrofalny wpływ na dostarczalność i może nawet doprowadzić do umieszczenia na czarnej liście dostawców e-mail. Jeśli klient po prostu przestanie otwierać e-maile, również stracisz dostarczalność, a współczynnik klikalności spadnie.

Dlatego wypisanie się jest zdecydowanie najlepszą opcją.

Nie ma magicznej różdżki, aby poprawić współczynnik dostarczalności. Po prostu musisz być rygorystyczny, przestrzegać podstawowych zasad i pamiętać, że statystyki zawsze będą zależeć od praktyk.

3.5 Podpisuj e-maile

Ważne jest również, aby można było Cię zidentyfikować w e-mailach (należy zauważyć, że jest to konieczne, jeśli wysyłasz e-maile na niemieckie serwery, na przykład).

Rzeczywiście, ważne jest dodanie w stopce e-maila:

• Swojego imienia i nazwiska, nazwy marki i informacji.
• Jeśli jesteś firmą, jej nazwę i link do witryny.

Wreszcie, zdecydowanie zaleca się również, aby wszystkie linki w e-mailu, a także nazwa domeny wysyłkowej, wskazywały tę samą (dostępną) domenę.

4. Zrozum wskaźniki dotyczące e-maili

W systeme.io użytkownicy są podzieleni na pule, a każda pula używa różnych zestawów adresów IP.

Reputacja tych adresów IP jest jednym z najważniejszych czynników zapewniających dostarczalność e-maili, dlatego konieczne jest utrzymanie dobrych statystyk, aby być w najlepszych pulach.

Przypisujemy użytkowników do pul na podstawie wydajności pewnych wskaźników, w szczególności w celu utrzymania reputacji tych adresów IP.

Zielona pula: doskonałe statystyki

Żółta pula: średnie statystyki

Czerwona pula: słabe statystyki

Pula kwarantanny: dla nowych użytkowników ze złymi statystykami

Szara pula: nowi użytkownicy - zostaną przeniesieni do jednej z czterech pul, gdy tylko wyślą co najmniej 500 e-maili

4.1. Zasady:

• Użytkownicy są przydzielani do różnych grup każdego ranka
• Użytkownik musi korzystać z systeme.io jako klient przez co najmniej 16 dni, aby zostać umieszczonym w puli innej niż pula nowych użytkowników
• Użytkownik może zostać przeniesiony z jednej puli do drugiej dopiero po przebywaniu w bieżącej puli przez co najmniej 14 dni
• Użytkownik może zostać przeniesiony z jednej puli do drugiej dopiero po wysłaniu określonej liczby e-maili w bieżącej puli:

NOWY UŻYTKOWNIK (Szary) → 500,

KWARANTANNA → 1000,

NISKIE RYZYKO (Zielony) → 5000,

UMIARKOWANE RYZYKO (Żółty) → 5000,

WYSOKIE RYZYKO (Czerwony) → 5000,

Uwaga: sprawdzamy e-maile wysłane od daty ostatniej zmiany puli do 5 dni wstecz. Potrzebujemy tych 5 dni, aby zebrać statystyki dostarczalności e-maili, takie jak:

• Współczynnik odbić
• Raporty spam
• Współczynnik otwarć
• itp.

Są 3 główne statystyki do monitorowania:

• Współczynnik odbić: to procent e-maili odrzuconych przez serwery odbiorcze w porównaniu z liczbą wysłanych e-maili

  Te odrzucenia mogą wynikać z różnych powodów (fałszywe adresy e-mail, dezaktywowane adresy e-mail, nazwy domen na czarnej liście, incydenty na serwerach odbiorczych itp.).

• Raporty spam: to liczba kontaktów, które ręcznie zgłaszają e-mail jako spam, a także procent w porównaniu z liczbą otwartych e-maili
• Liczba otwartych e-maili: to liczba otwarć danego e-maila, a także procent w stosunku do liczby wysłanych e-maili

4.2 Progi:

Poniżej znajdują się progi przenoszenia użytkownika z jednej puli do drugiej.

Wysokie ryzyko:

WSPÓŁCZYNNIK OTWARĆ < 10%

0,4% < RAPORT SPAM < 1% (min. 6 raportów spam)

1,8% < Współczynnik odbić > 5% (min. 30 odbitych e-maili)

Umiarkowane ryzyko:

10% < WSPÓŁCZYNNIK OTWARĆ < 20

0,25% < RAPORT SPAM < 0,4% (min. 6 raportów spam)

0,7% < WSPÓŁCZYNNIK ODBIĆ < 1,8% (min. 30 odbitych e-maili)

Niskie ryzyko:

WSPÓŁCZYNNIK OTWARĆ > 20%

RAPORT SPAM < 0,25%

WSPÓŁCZYNNIK ODBIĆ < 0,7%

Kwarantanna:

Sprawdzane są e-maile wysłane w ciągu ostatnich 24 godzin.

Jeśli którykolwiek z progów zostanie przekroczony, użytkownik jest natychmiast przenoszony do puli kwarantanny:

RAPORT SPAM > 1%

WSPÓŁCZYNNIK ODBIĆ > 5%

Sprawdzamy co najmniej 1000 e-maili wysłanych do 5 dni wstecz.

Jeśli jesteś w grupie kwarantanny lub czerwonej, radzimy postępować zgodnie z powyższymi wskazówkami, a także następującą stroną pomocy, aby prawidłowo interpretować statystyki i je poprawić w celu poprawy dostarczalności e-maili.

5. Analizuj statystyki e-mail

Aby zapewnić dobrą dostarczalność e-maili, codziennie monitorujemy działania naszych użytkowników.

Jeśli zauważymy, że którykolwiek ze wskaźników jest nienormalnie wysoki, zawieszamy wysyłanie e-maili z konta użytkownika jako środek bezpieczeństwa (robi się to w interesie wszystkich użytkowników systeme.io).

Oto kilka wskazówek dotyczących interpretacji tych liczb:

• Współczynnik odbić:

Mniej niż 0,5% => OK

Między 0,6% a 1,9% => Spróbuj znaleźć powód.

2% i więcej => Krytyczny problem, skontaktuj się z naszym wsparciem klienta jak najszybciej.

• Raporty spam:

Poniżej 0,08% => OK

Między 0,08% a 0,19% => Znajdź powód, dla którego masz tak wiele raportów spam.

0,2% i więcej => Krytyczny problem, musisz skontaktować się z naszym wsparciem klienta jak najszybciej.

• Współczynnik otwarć:

20% i więcej => Dobry współczynnik otwarć.

Między 10% a 20% => Średni współczynnik otwarć.

Mniej niż 10% => Musisz wyczyścić listę kontaktów.