Wielu dostawców rozwiązań cyberbezpieczeństwa, zwłaszcza tych skoncentrowanych na ochronie poczty e-mail, obecnie wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizowania zachowań wiadomości. Technologie te jednocześnie badają wiele aspektów wiadomości: tożsamość nadawcy, strukturę i ton treści oraz obecność i charakter załączników, linków i obrazów. Jeśli wiadomość wykazuje jakiekolwiek podejrzane lub niebezpieczne sygnały, jest automatycznie filtrowana i blokowana, uniemożliwiając jej dotarcie do skrzynki odbiorczej użytkownika.

Spójrzmy, jak możesz zapobiec odrzucaniu swoich wiadomości.

Pierwszym elementem, który należy wziąć pod uwagę, są Twoje rekordy techniczne.

1. Rekordy DMARC/SPF/DKIM

DMARC, SPF i DKIM są niezbędne dla dostarczalności wiadomości e-mail i bezpośrednio wpływają na to, jak filtry antyspamowe skanują Twoje wiadomości.

a. SPF (Sender Policy Framework)

Rola: Określa, które serwery są upoważnione do wysyłania wiadomości w imieniu Twojej domeny.

Wpływ na dostarczalność:

• Jeśli SPF zawiedzie → wysokie ryzyko odrzucenia lub oznaczenia jako spam.
• Gmail, Outlook, Yahoo i inni wykorzystują wyniki SPF do obliczania swojego współczynnika spamowego.

b. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Rola: Podpis kryptograficzny, który gwarantuje, że zawartość nie została zmodyfikowana po wysłaniu.

Wpływ na dostarczalność:

• Bez DKIM nowocześni dostawcy poczty uznają wiadomość za „mniej wiarygodną”.
• Ważny podpis DKIM poprawia wynik antyspamowy i buduje zaufanie do domeny.

c. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Rola: Daje serwerom odbierającym instrukcje, co zrobić, jeśli SPF i/lub DKIM zawiodą.

Wpływ na dostarczalność:

• Bez DMARC domena jest podatna na podszywanie się → filtry mogą być bardziej podejrzliwe.
• Z prawidłowo skonfigurowanym DMARC masz znacznie większe szanse na pomyślne przejście kontroli zgodności.

Wpływ na filtrowanie spamu

Filtry takie jak Gmail czy Microsoft łączą uwierzytelnianie, reputację i treść. W rezultacie:

• Jeśli SPF/DKIM zawiodą i DMARC jest surowy → możliwe jest natychmiastowe odrzucenie.
• Jeśli SPF/DKIM przejdą, ale DMARC brak → bardziej restrykcyjne filtrowanie treści i większe prawdopodobieństwo trafienia do folderów „Promocje” lub „Spam”.

Podsumowując:

• SPF = kto jest uprawniony do wysyłki.
• DKIM = wiadomość nie została zmieniona.

• DMARC = co zrobić, jeśli uwierzytelnianie zawiedzie + ochrona przed podszywaniem się.

  → Razem te trzy działają jak Twój techniczny „paszport”, pozwalający przejść przez filtry zanim Twoja treść zostanie w ogóle przeanalizowana.

*strl: surowy

Dlatego kluczowe jest posiadanie prawidłowo skonfigurowanej domeny ze wszystkimi wymaganymi rekordami technicznymi.

Gdy ten krok zostanie wykonany, możemy przejść do drugiego punktu, który bezpośrednio dotyczy jakości i treści Twoich wiadomości.

2. Treść

Aby zapewnić dobrą dostarczalność, filtry antyspamowe skanują zawartość Twojej wiadomości słowo po słowie, obrazek po obrazku i link po linku.

Istnieje kilka pułapek, których należy unikać. Przyjrzyjmy się kilku podstawowym zagadnieniom.

2.1 Adres e-mail nadawcy

Dla dobrej dostarczalności adres e-mail nadawcy jest równie ważny jak treść.

Filtry antyspamowe analizują zarówno domenę, jak i format adresu.

Wiadomości od nadawców lub domen uznanych za niewiarygodne lub powiązanych ze spamem są automatycznie filtrowane lub odrzucane.

a. Używaj własnej, uwierzytelnionej domeny

Gorąco odradzamy używanie bezpłatnych adresów e-mail (takich jak @hotmail.com) do masowej wysyłki. Adresy te są zwykle źle postrzegane w marketingu e-mailowym, a w niektórych przypadkach polityki bezpieczeństwa, takie jak DMARC, mogą blokować Twoje wiadomości.

Zamiast tego używaj własnej, niestandardowej domeny (np. @company.com) z prawidłowo skonfigurowanymi rekordami SPF, DKIM i DMARC.

Unikaj także używania podejrzanych lub nowo utworzonych subdomen (np. promo2025-mysite.com), ponieważ często są one uważane za niewiarygodne i mogą szybko trafić na czarną listę.

b. Adresy no-reply@

Unikaj używania adresów typu no-reply@. Blokują one możliwość odpowiedzi i ograniczają interakcje z odbiorcami, co zmniejsza zaangażowanie i ostatecznie szkodzi reputacji nadawcy.

Wybieraj przyjazne adresy, które zachęcają do komunikacji, takie jak:

• contact@company.com
• firstname@company.com
• support@company.com

Upewnij się, że istnieje spójność między nazwą nadawcy a używanym adresem e-mail. To dopasowanie jest kluczowe dla budowania zaufania zarówno wśród odbiorców, jak i filtrów antyspamowych.

• Zły przykład: Nazwa = "Customer Service X", E-mail = promo@otherdomain.com
• Dobry przykład: Nazwa = "Customer Service X", E-mail = support@company.com

c. Rozdzielaj typy wysyłek

Ważne jest, aby używać oddzielnych adresów i subdomen dla różnych typów wiadomości, aby chronić i utrzymać reputację nadawcy. Na przykład:

• Transakcyjne: invoices@mycompany.com
• Marketingowe: newsletter@mycompany.com
• Wspierające: support@mycompany.com

To rozdzielenie zapewnia, że problem z jednym typem wiadomości nie wpłynie negatywnie na dostarczalność pozostałych.

d. Reputacja i wiek domeny

Filtry antyspamowe często bardzo ostrożnie traktują nowo utworzone domeny i adresy e-mail.

Dlatego powinieneś unikać wysyłania dużych ilości wiadomości bezpośrednio po założeniu domeny. Stopniowe rozgrzewanie domeny jest absolutnie konieczne.

2.2 Temat wiadomości

Dla dobrej dostarczalności temat wiadomości jest dokładnie analizowany przez filtry antyspamowe, a niektóre wybory mogą poważnie zaszkodzić Twojemu wynikowi.

Oto czego musisz bezwzględnie unikać:

a. Słowa i frazy uruchamiające filtr antyspamowy

Niektóre słowa lub frazy mogą zwiększyć ryzyko oznaczenia wiadomości jako spam:

• Podejrzane słowa: free, gift, urgent, 100% guaranteed, winner, special offer, promotion, cash, income, crypto itd.
• Zmodyfikowane warianty: FR€€, Fr33, $$$, które są łatwo wykrywane przez filtry.
• Nadmiernie agresywne sformułowania: "Don’t miss out," "Last chance," "Act now."

Celem jest pisanie jasnych, angażujących wiadomości bez uruchamiania filtrów antyspamowych.

Nadmierne znaki przestankowe i symbole

Dostawcy usług internetowych (ISP) mają tendencję do odrzucania wiadomości z nietypowymi znakami w temacie. Zdecydowanie zaleca się ich unikanie, gdy to możliwe.

Jeśli mimo to chcesz ich użyć, zwróć szczególną uwagę na:

• Powtarzające się wykrzykniki lub znaki zapytania: !!!, ??, ?!?
• Zbędne lub nadmierne symbole: $, %, ♥, ✔, 🔥 (kilka jest w porządku; zbyt wiele uruchomi filtry antyspamowe).
• Emotikony: unikaj nadużywania ich w treści wiadomości.
• WIELKIE LITERY: ogranicz ich użycie, ponieważ filtry często odbierają je jako agresywne lub wprowadzające w błąd.

Chodzi o zachowanie czytelności i zaufania, unikając jednocześnie uruchomienia filtrów antyspamowych.

b. Wielkie litery

Pisanie CAŁEGO tematu WIADOMOŚCI W WIELKICH LITERACH jest postrzegane jako agresywne.

Kapitalizacja 1 lub 2 słów kluczowych jest akceptowalna, ale powyżej tego może być negatywnie oceniana przez filtry antyspamowe.

c. Clickbait

Nierealistyczne obietnice (np. "Zarób 1 000 USD w tydzień" lub "Schudnij 9 kg w 3 dni") są często oznaczane jako wprowadzające w błąd przez filtry antyspamowe. Każda wiadomość, która wydaje się „zbyt dobra, by mogła być prawdziwa”, znacznie zwiększa Twój wynik spamowy i szkodzi dostarczalności.

Nie używaj wprowadzających w błąd lub „clickbaitowych” tematów. Obiecywanie treści, które nie znajdują się w wiadomości, lub celowe wyolbrzymianie frustruje odbiorców. W efekcie więcej osób kliknie "Oznacz jako spam."

Przykład czego nie robić: używanie "Twoja faktura jest gotowa" jako tematu, gdy wiadomość jest w rzeczywistości jedynie promocją.

Jako środek zapobiegawczy nasz wewnętrzny filtr uniemożliwia wysyłanie wiadomości z mylącymi tematami. Pomaga to chronić reputację nadawcy i zmniejsza ryzyko zgłoszeń „spam”.

Nasze zalecenia:

• Zawsze bądź jasny, precyzyjny i przejrzysty w swoich wiadomościach.
• Regularnie przeprowadzaj testy A/B, aby ustalić, co działa najlepiej, przy jednoczesnym zachowaniu reputacji nadawcy.

2.3 Nazwa nadawcy

Nazwa nadawcy odgrywa ogromną rolę w dostarczalności, nie tylko przy omijaniu filtrów antyspamowych, ale także w zachęcaniu odbiorców do otwarcia wiadomości.

Oto kilka dobrych praktyk, które warto zoptymalizować:

a. Spójność i rozpoznawalność

Zawsze używaj tej samej nazwy nadawcy, aby zbudować i utrzymać swoją reputację.

Musi być łatwo rozpoznawalna dla Twoich odbiorców: unikaj ciągłego zmieniania nazwy nadawcy (np. przełączania się między "Customer Support," "Newsletter," i "Promo Team"), ponieważ może to powodować zamieszanie i obniżać wskaźniki otwarć.

b. Unikaj słów kojarzonych ze spamem

Ważne jest, aby uważać na styl i treść nazwy nadawcy. Unikaj używania wielkich liter, takich jak "FLASH SALE !!!", symboli ($, ♥, !!!) oraz podejrzanych słów jak winner, free czy urgent. Niektórzy dostawcy, tacy jak Google, są bardzo wrażliwi na znaki specjalne w nazwie nadawcy. Pamiętaj, że filtry antyspamowe analizują to pole, a nie tylko temat wiadomości.

Dopasowanie nazwy nadawcy i adresu e-mail

Dopasowanie nazwy nadawcy do adresu e-mail nadawcy jest kluczowe dla budowania zaufania i unikania podejrzeń:

• Dobry przykład: Nazwa = Julie from StoreX, E-mail = julie@storex.com

Jeśli nazwa nie pasuje do domeny lub firmy, może to wzbudzać podejrzenia zarówno wśród odbiorców, jak i filtrów antyspamowych.

Wskazówka dotycząca dostarczalności:

• Skrzynki odbiorcze analizują łączoną reputację Twojej „Nazwa nadawcy + Adres e-mail”.
• Gdy osiągniesz dobry wskaźnik otwarć z określoną nazwą nadawcy → przestań jej zmieniać.

2.4 Treść wiadomości (tekst, linki i obrazy)

Zanim przystąpisz do pracy nad samą treścią, ważne jest, aby wziąć pod uwagę rozmiar swoich wiadomości. Po przekroczeniu pewnego limitu mogą one być automatycznie odrzucane przez serwery lub oznaczane jako podejrzane przez filtry antyspamowe.

a. Rozmiar wiadomości

Rozmiar wiadomości wpływa na szybkość dostarczania i czas ładowania. Wiadomości HTML zwykle mają od 30 do 60 KB. Powyżej 100 KB są uznawane za zbyt ciężkie i istnieje ryzyko odrzucenia.

b. Obrazy

W kontekście dostarczalności obrazy w treści wiadomości mogą być atutem... lub czerwonym światłem, w zależności od sposobu ich użycia.

Aby zachować bezpieczeństwo, stosuj się do następujących dobrych praktyk:

• Unikaj wiadomości w 100% z obrazów lub z bardzo małą ilością tekstu. Filtry antyspamowe uznają taki typ wiadomości za typowy dla oszukańczych kampanii. Dąż do współczynnika tekstu do obrazu co najmniej 60% tekstu i 40% obrazów.
• Uważnie wybieraj miejsce hostowania obrazów. Używaj niezawodnego, renomowanego hosta przeznaczonego do wysyłki i śledzenia e-maili. Unikaj darmowych lub nieznanych hostów (jak Imgur lub tymczasowe hosty obrazów), ponieważ są bardzo prawdopodobne, że znajdą się na czarnych listach.

c. Rozmiar pliku i wymiary

Każdy obraz, który dodajesz, zwiększa całkowitą „wagę” wiadomości i może wpływać na jej dostarczalność. Dla optymalnej wydajności i szybkiego ładowania zalecamy, aby całkowity rozmiar wiadomości był poniżej 100 KB.

Kilka dodatkowych wskazówek:

• Zalecana maksymalna szerokość dla maili marketingowych to 600–650 pikseli, co jest kompatybilne z większością klientów pocztowych.
• Kompresuj obrazy przed wysłaniem, aby zmniejszyć rozmiar pliku bez utraty jakości wizualnej.

Przy użyciu obrazów w wiadomościach preferuj odpowiednie formaty dla konkretnych zastosowań:

• JPEG: idealny do fotografii.
• PNG: doskonały do grafiki i logo z przezroczystym tłem.
• Animowane GIFy: dopuszczalne, ale często ciężkie. Pamiętaj, aby je kompresować i używać oszczędnie.

Unikaj ukrywania tekstu wewnątrz obrazów. Filtry antyspamowe potrafią wykryć taką taktykę i mogą sklasyfikować Twoją wiadomość jako spam.

d. Stosunek linków do tekstu

Powinieneś także zwrócić szczególną uwagę na linki, które dołączasz do wiadomości. Filtry antyspamowe nie patrzą tylko na całkowitą liczbę linków; oceniają gęstość linków w stosunku do tekstu. Na przykład bardzo krótka, trzywierszowa wiadomość zawierająca cztery linki będzie wyglądać wysoce podejrzanie.

Dla standardowego maila marketingowego zalecamy ograniczenie liczby linków do 1–3. Na przykład: główne CTA (wezwanie do działania), link do Twojej strony i link do rezygnacji z subskrypcji.

e. Jakość linków

Unikaj używania skracaczy URL (takich jak bit.ly, tinyurl itp.), ponieważ są często kojarzone z phishingiem. Używaj linków z własną domeną (np. https://yourdomain.com/...) lub uwierzytelnionej subdomeny śledzącej, aby budować zaufanie i poprawiać dostarczalność.

f. Powtarzalność linków

W porządku jest powtórzyć link wielokrotnie w wiadomości (np. CTA na górze i na dole), ale nie przesadzaj. Powtarzanie linku więcej niż 3 razy w krótkiej wiadomości może wyglądać podejrzanie.

g. Rodzaje linków

Zamieszczenie zbyt wielu linków prowadzących do różnych zewnętrznych domen może wzbudzać podejrzenia, szczególnie jeśli niektóre z tych domen mają słabą reputację.

Pamiętaj, że filtry antyspamowe oceniają linki do zewnętrznych hostowanych obrazów dokładnie tak samo jak zwykłe linki.

2.5 Załączniki

W kwestii dostarczalności załączniki to pole minowe: mogą łatwo zwiększyć Twój wynik spamowy lub spowodować całkowite odrzucenie przez filtry.

Wiadomości mogą zostać odrzucone, jeśli załączniki zawierają złośliwe oprogramowanie, ransomware lub jakąkolwiek podejrzaną zawartość (archiwa ZIP, pliki PDF, dokumenty Office itp.). Osadzone linki również mogą zostać zablokowane, jeśli prowadzą do złośliwych stron, szczególnie w wyniku analizy czasu kliknięcia (Time-of-Click) — weryfikowanej w momencie, gdy użytkownik klika.

Oto kilka dobrych praktyk, aby uniknąć blokad:

a. Maksymalny rozmiar pliku

• Idealnie: < 5 MB na wiadomość (załączniki + treść wiadomości łącznie).
• Wiele serwerów filtruje lub blokuje wiadomości większe niż 10 MB.

Im cięższa wiadomość, tym wolniej jest wysyłana i tym więcej uwagi przyciąga ze strony filtrów.

Rozważ różne formaty plików i ich wpływ:

• „Bezpieczne” formaty: .pdf, .jpg, .png, .txt.
• Formaty wysokiego ryzyka (często blokowane): .exe, .bat, .js, .scr oraz pliki .zip zawierające pliki wykonywalne, makra lub skrypty.
• .docx i .xlsx zazwyczaj przechodzą, ale bądź ostrożny z włączonymi makrami: niektóre filtry odrzucają je jako środek ostrożności.

Dlatego kluczowe jest sprawdzenie, czy Twoje pliki nie zawierają szkodliwego oprogramowania przed ich wysłaniem. Możesz na przykład przeskanować je za pomocą specjalistycznych narzędzi online w celu wykrycia wirusów, malware lub ransomware.

Stosowanie tych zaleceń jest niezbędne, aby zagwarantować dobrą dostarczalność wiadomości e-mail. Przestrzegając tych zasad, zwiększasz szanse, że Twoje wiadomości bezpiecznie trafią do skrzynki odbiorczej i pomagasz zachować ogólną jakość Twojej infrastruktury wysyłkowej.