Dlaczego moje e-maile trafiają do folderu spam?

Aby zrozumieć, dlaczego e-maile często trafiają do folderu spam, przeanalizujemy przyczyny i wskazówki, które mogą powodować oznaczenie e-maili jako spam. Rozumiejąc te przyczyny, możesz sprawić, że e-maile będą miały większą szansę dotarcia do skrzynki odbiorczej, zapewniając tym samym skuteczniejszą komunikację z odbiorcami.

Czym jest folder spam?

To folder w skrzynce odbiorczej, w którym automatycznie filtrowane są e-maile uznane za niechciane lub potencjalnie szkodliwe. Filtry antyspamowe od dostawców e-mail sortują e-maile na podstawie różnych kryteriów, aby chronić użytkowników przed śmieciową pocztą.

Jest kilka powodów, dla których e-maile mogą trafiać do spamu. Oto niektóre z najczęstszych przyczyn:

1. Podejrzana treść wiadomości: Jeśli treść e-maila przypomina spam, zawiera podejrzane słowa kluczowe lub wydaje się nadmiernie promocyjna, prawdopodobnie zostanie przefiltrowana jako spam.
2. Nieznany lub nieuwierzytelniony nadawca: Jeśli wysyłasz e-maile do osób, które nie dodały Cię do kontaktów lub jeśli adres e-mail nie jest uwierzytelniony za pomocą SPF, DKIM i DMARC, może to prowadzić do klasyfikacji jako spam.

Należy zauważyć, że od lutego 2024 roku główni dostawcy usług e-mail, tacy jak Gmail, Yahoo i Microsoft, zaostrzyły warunki. E-maile od nadawców używających nieuwierzytelnionych domen są systematycznie automatycznie wysyłane do folderu spam.

3. Wolumen e-maili: Masowe wysyłanie e-maili z adresu IP może wyzwolić filtry antyspamowe, szczególnie jeśli ta aktywność jest nagła lub niezwykła.
4. Wskaźnik skarg: Jeśli odbiorcy zgłaszają e-maile jako spam, może to skutkować ich przyszłą klasyfikacją jako takie.

Jeśli ISP zarejestrują skargi na e-maile jako spam od odbiorców, przestaną je wysyłać do ich skrzynek odbiorczych.

Aby śledzić wydajność e-maili i reputację, taką jak błędy dostarczania Gmail, raporty spamu i więcej, musisz utworzyć konto GPT (Google Postmaster Tools). Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, zobacz artykuł: Jak utworzyć konto Google Postmaster Tool dla domeny.

5. Zakupione lub nieukierunkowane listy e-mailowe: Wysyłanie e-maili do zakupionych lub nieukierunkowanych list może wyzwolić filtry antyspamowe, ponieważ jest to często związane z praktykami spamowymi. (Te listy są zabronione w systeme.io)
6. Wpływ trafiania do folderu spam: Gdy e-maile są filtrowane do folderu spam, zmniejsza to ich widoczność dla odbiorców. Użytkownicy mają tendencję do sprawdzania folderu spam rzadziej lub wcale. Dlatego, nawet jeśli wysyłasz legalne e-maile, mogą nie być widoczne przez odbiorców, co może prowadzić do utraconych możliwości biznesowych lub komunikacyjnych.

Aby poprawić dostarczalność e-maili i uniknąć trafiania e-maili do spamu, możesz postępować zgodnie z tymi wskazówkami:

Używaj zdrowego adresu e-mail: Jeśli adres e-mail był używany do wysyłania spamu w przeszłości, może to zaszkodzić jego reputacji. Dostawcy usług e-mail biorą pod uwagę reputację nadawcy podczas filtrowania e-maili. Dlatego niezbędne jest utrzymanie czystej reputacji nadawcy, unikając nieautoryzowanych praktyk masowego wysyłania i przestrzegając najlepszych praktyk e-mail marketingu.

Jeśli adres e-mail był używany do wysyłania spamu w przeszłości lub miał problemy z dostarczalnością, może to zaszkodzić jego reputacji.

Używaj zdrowej treści: Filtry antyspamowe analizują również treść e-maili, aby wykryć oznaki spamu. E-maile zawierające typowe słowa kluczowe spamu, linki do złośliwych witryn lub podejrzane załączniki są bardziej prawdopodobne do oznaczenia jako spam. Dlatego upewnij się, że treść e-maili jest istotna, dobrze napisana i nie zawiera praktyk prawdopodobnie związanych ze spamem.

Zwróć szczególną uwagę na statystyki i uważnie monitoruj e-maile, które są najważniejsze, szczególnie te, które są najbardziej przeglądane przez kontakty. Jeśli dołączony jest link, współczynnik klikalności może również być znaczącym wskaźnikiem. Ogólnie rzecz biorąc, współczynnik otwarć e-maili poniżej 10% jest powodem do niepokoju, podobnie jak współczynnik klikalności poniżej 1%.

Ważne jest wysyłanie treści, którymi odbiorcy wykazują zainteresowanie. Interesującym sposobem zmniejszenia liczby tych skarg jest upewnienie się, że masz najlepszy proces rejestracji na stronach i włączenie podwójnego opt-in.

Kluczowe jest również monitorowanie czasów, w których kontakty są najbardziej responsywne na e-maile.

Utrzymuj rozsądny przepływ wysyłania e-maili: Wysyłanie zbyt wielu e-maili do kontaktów może być interpretowane przez filtry antyspamowe jako działalność podobna do spamu. Podobnie nagły wzrost lub podwojenie wolumenu wysłanych e-maili może być postrzegane negatywnie. Utrzymanie stałego przepływu e-maili jest niezbędne. W przypadku uruchomienia zaleca się segmentowanie kontaktów i stopniowe wysyłanie e-maili przed zaplanowaną datą uruchomienia.

Przeprowadzaj testy: Możesz użyć opcji "Wyślij testowy e-mail" na wszystkich e-mailach, które tworzysz. Chociaż nie jest możliwe przewidzenie umieszczenia w skrzynce odbiorczej, ten krok pomoże Ci dowiedzieć się, czy w e-mailu wykryto poważne problemy, które mogą wpłynąć na jego dostarczalność.

Ułatw wypisywanie się: Ułatwiając ten proces, unikniesz licznych raportów.

Otrzymanie wypisania się niekoniecznie jest złą rzeczą: ta akcja po prostu wskazuje, że ktoś nie chce już Twojej poczty. Powinieneś ułatwić kontaktom wypisanie się, aby nie zostały zachęcone do oznaczenia go jako spam. Upewnij się, że link do wypisania się jest łatwy do zauważenia.

Podsumowując, aby uniknąć klasyfikacji e-maili jako spam, upewnij się, że używasz adresu e-mail z dobrą reputacją, wysyłasz istotną i wysokiej jakości treść, unikasz wątpliwych praktyk i przestrzegasz dobrych praktyk e-mail marketingu.