Konfigurowanie kampanii e-mailowych: przewodnik po najczęstszych scenariuszach i kluczowych kwestiach

Ten przewodnik obejmuje najczęstsze scenariusze, które możesz napotkać podczas konfigurowania kampanii e-mailowych, oraz dobre praktyki zapewniające płynne działanie automatyzacji.

1. Kolejność wysyłania wiadomości e-mail

Kolejność wiadomości w kampanii ma logikę od góry do dołu: wiadomość znajdująca się na górze jest wysyłana jako pierwsza. Zwróć jednak uwagę, jak zachowują się nowe wiadomości zanim zostaną aktywowane.

Gdy dodasz nową wiadomość do kampanii, pojawia się ona na górze listy, o ile jest nieaktywna (oznaczona szarym punktem). Ponieważ nie ma określonej instrukcji „wyślij po”, nie jest włączona do chronologicznej sekwencji kampanii.

2. Dodawanie nowej wiadomości do aktywnej sekwencji

Jeśli dodasz nową wiadomość na początku lub w środku sekwencji, otrzyma ją tylko część kontaktów, które jeszcze nie osiągnęły tego kroku.

Kontakty, które już przeszły ten punkt w sekwencji, nie otrzymają tej nowej wiadomości retrospektywnie.

Scenariusz przykład:

Rozważ następującą logikę sekwencji:

• „E-mail 1” został wysłany jako pierwszy do 9 kontaktów.
• Następnie wstawiasz „Nową wiadomość” na drugiej pozycji.
• „E-mail 2” pozostaje na trzeciej pozycji i został już wysłany do 12 kontaktów.

Kluczowe wnioski:

• Kontakty obecnie znajdujące się na poprzednim kroku otrzymają „Nową wiadomość” jako kolejną.
• Kontakty, które już posunęły się dalej (i otrzymały już „E-mail 2”), nie otrzymają wstawionej wiadomości.

Podsumowując, wstawiona wiadomość jest dostarczana tylko kontaktom, które jeszcze nie osiągnęły tego konkretnego etapu kampanii.

3. Dodawanie wiadomości jako ostatniego kroku kampanii

Gdy dodasz wiadomość jako ostatni krok, zostanie ona wysłana do wszystkich kontaktów, które nadal są zapisane do kampanii.

Uwaga: Nawet po otrzymaniu przez kontakt ostatniej wiadomości w sekwencji pozostaje on „zapisany” do tej kampanii, chyba że zostanie specjalnie usunięty. Dlatego dodanie nowego ostatniego kroku spowoduje wysłanie go również do istniejących kontaktów.

4. Jak działają opóźnienia dla nowo dodanych wiadomości

Dodając wiadomość w środku lub na końcu sekwencji, ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób system oblicza opóźnienia między wiadomościami.

Przykład:

Twoja kampania ma obecnie 2 wiadomości:

• E-mail 1: Wysyłany 5 minut po zapisaniu.
• E-mail 2: Wysyłany 24 godziny po pierwszej wiadomości.

Kontakt zapisuje się 01/01/2025 o 10:00.

• Otrzymuje E-mail 1 o 10:05.
• Otrzymuje E-mail 2 02/01/2025 o 10:05.

W dniu 15/01/2025 dodajesz E-mail 3, ustawiony na wysyłkę 24 godziny po poprzedniej wiadomości.

W tym przypadku dla kontaktów, które już otrzymały E-mail 2, E-mail 3 zostanie wysłany natychmiast.

Dlaczego? Ponieważ 24-godzinne opóźnienie liczy się od daty otrzymania ostatniej wiadomości (2 stycznia), a nie od daty, kiedy dodałeś nową wiadomość do systemu (15 stycznia). Ponieważ od 2 stycznia minęło więcej niż 24 godziny, warunek jest spełniony natychmiast.

Pamiętaj, że opóźnienia dostawy zależą od rzeczywistego postępu kontaktu w sekwencji, a nie od momentu utworzenia wiadomości.

5. Warunki wysyłki i harmonogram

Wszystkie skonfigurowane warunki muszą być spełnione przed wysłaniem wiadomości kampanii. Jeśli warunek nie zostanie spełniony od razu, wysyłka zostanie opóźniona do następnego dostępnego okna.

Możesz skonfigurować do trzech konkretnych parametrów:

Opcje harmonogramu:

1. Ustaw opóźnienie

   Wybierz interwał czasu między wiadomościami w sekwencji (dni, godziny lub minuty).

2. Wybierz konkretną godzinę

   Określ dokładną godzinę dnia, o której wiadomość ma być wysłana.

3. Wybierz dni wysyłki

   Wybierz, w które dnie tygodnia wiadomość może być wysyłana.

Przykład:

Harmonogramujesz E-mail 2 z następującymi warunkami:

• Wysyłany 2 dni po E-mail 1
• O 10:00
• Tylko od poniedziałku do piątku

Jeśli E-mail 1 został wysłany w czwartek o 15:00:

• Opóźnienie 2 dni przesuwa planowaną wysyłkę na sobotę o 15:00.
• Jednak ponieważ wiadomość jest ograniczona do dni roboczych i do pory 10:00, zostanie ona opóźniona do kolejnego poniedziałku o 10:00.

6. Modyfikowanie warunków w aktywnej kampanii

Ważne jest zrozumienie, jak zmiana ustawień wpływa na kontakty, które już są zapisane w sekwencji.

• Scenariusz: Kontakty są obecnie zapisane i otrzymały niektóre wiadomości.
• Akcja: Modyfikujesz warunki wysyłki dla przyszłych wiadomości w tej sekwencji.

Skutek:

• Nowe warunki mają zastosowanie tylko do nowych kontaktów, które zapiszą się do kampanii po zapisaniu zmian.
• Istniejące kontakty już będące w sekwencji będą nadal otrzymywać wiadomości zgodnie z oryginalnymi warunkami, które obowiązywały, gdy się zapisały.

Pro tip: Pomyśl o kampanii jak o pociągu na torach. Każdy „wagon” (kontakt) podąża za układem torów, który istniał, gdy rozpoczynał swoją podróż. Zmiana układu w trakcie jazdy nie przekieruje wagonów już na torach; tylko nowe wagony podążą nową trasą.

Przykład porównawczy:

Początkowa kampania:

Wprowadzenie zmiany:

Zmieniono E-mail 3 z piątku na sobotę o 15:00.

Wpływ:

• Istniejące kontakty: 200 kontaktów już zapisanych do kampanii nie zostanie zmienionych. Nadal otrzymają E-mail 3 w piątek o 15:00.
• Nowe kontakty: Każdy kontakt, który zapisze się po zmianie, otrzyma E-mail 3 w sobotę o 15:00.

7. Dezaktywacja i reaktywacja wiadomości

Uważaj przy reaktywacji wiadomości w kampanii

Jeśli dezaktywujesz wszystkie wiadomości w kampanii, gdy kontakty nadal są zapisane, reaktywacja tych wiadomości spowoduje ich ponowne wysłanie do wszystkich aktualnie zapisanych kontaktów, nawet jeśli już je wcześniej otrzymali.

Aby uniknąć wysyłania zduplikowanych wiadomości, co może zaszkodzić reputacji nadawcy i prowadzić do zgłoszeń jako spam, zalecamy utworzenie nowej kampanii zamiast reaktywacji starych wiadomości dla istniejących kontaktów.

Dobre praktyki:

• Dezaktywuj wiadomość tylko wtedy, gdy jesteś pewien, że nigdy nie powinna być ponownie wysłana.
• Jeśli musisz wprowadzić znaczące zmiany w aktywnej sekwencji, bezpieczniej jest zbudować nową kampanię z zaktualizowaną treścią.

8. Kontakty wypisane, ale nadal zapisane

Gdy kontakt wypisze się z wiadomości marketingowych (biuletyny, kampanie itp.) lub stanie się nieosiągalny (z powodu zwrotu wiadomości), systeme.io nie usuwa go automatycznie z kampanii.

Oznacza to:

• Kontakt pozostaje zapisany w kampanii.
• Kontynuuje postęp przez kroki sekwencji zgodnie z ustawionymi opóźnieniami i warunkami.
• Po prostu nie otrzymuje wiadomości, podczas gdy jego status to „wypisany” lub „zwrot”.

Jeśli status kontaktu zmieni się później na „zapisany”:

• Wznowi otrzymywanie wiadomości, zaczynając od etapu, na którym się znajduje w harmonogramie.

Podsumowując: Sekwencja kampanii nigdy się nie zatrzymuje, nawet jeśli kontakt tymczasowo nie może otrzymywać wiadomości.

Ostatnia wskazówka dla lepszej dostarczalności:

Elementy e-maila, takie jak skomplikowane HTML, nadmiar czcionek, duże obrazy i zbyt wiele emotikon, mogą zwiększyć „wagę” Twojej wiadomości. Duże lub zbyt złożone e-maile są bardziej narażone na oznaczenie przez filtry antyspamowe lub odrzucenie przez serwery odbiorcze.

Aby zmaksymalizować zasięg, utrzymuj e-maile czystymi, lekkimi i skoncentrowanymi na jasnej, istotnej treści. To zapewnia najlepszą szansę na trafienie bezpośrednio do skrzynek odbiorczych subskrybentów.