Jak korzystać z funkcji kalendarza rezerwacji w Systeme.io

W tym artykule dowiesz się, jak korzystać z funkcji kalendarza rezerwacji w systeme.io.

Dzięki tej funkcji możesz planować i zarządzać spotkaniami bezpośrednio z konta systeme.io, bez polegania na zewnętrznych platformach, takich jak Calendly lub YouCanBook.me. Upraszcza proces planowania i pomaga zachować wszystkie działania biznesowe w jednym miejscu.

Możesz uzyskać dostęp do sekcji Kalendarz z menu CRM w systeme.io.

W sekcji kalendarza znajdziesz trzy główne zakładki:

Wydarzenia
Rezerwacje
Dostępność

Wydarzenia:

Ta zakładka wyświetla wszystkie wydarzenia, które utworzyłeś. Możesz je przeglądać i tworzyć nowe.

Przykładowe wydarzenia: "Bezpłatna konsultacja" lub "Sesja techniczna".

Jak utworzyć wydarzenie

Aby utworzyć wydarzenie, kliknij Utwórz nowe wydarzenie w zakładce Wydarzenia.
Pojawi się okno popup z prośbą o wybór typu wydarzenia:

Wydarzenie indywidualne: Każdy przedział czasowy może być zarezerwowany przez jedną osobę. Idealne na coaching 1 na 1, konsultacje i rozmowy odkrywcze.
Wydarzenie grupowe: Wiele osób może zarezerwować ten sam przedział czasowy. Idealne na webinary na żywo, warsztaty grupowe i zajęcia online.

Wybierz opcję, która odpowiada Twoim potrzebom i kliknij Potwierdź, aby kontynuować.

Po potwierdzeniu wyboru zostaniesz przekierowany na stronę ustawień wydarzenia, gdzie możesz skonfigurować szczegóły swojego wydarzenia:

Nazwa wydarzenia
Nazwa gospodarza
Czas trwania wydarzenia
Zdjęcie gospodarza (domyślnie używane jest Twoje zdjęcie profilowe, ale można je dostosować)

Ustawienia lokalizacji:

Możesz wybrać spośród trzech typów lokalizacji:

Spotkanie online
Telefon
Osobiście

Spotkanie online: Wybierz obsługiwaną integrację (obecnie Zoom lub Google Meet) lub wprowadź niestandardowy link do spotkania.

Uwagi:

Jeśli korzystasz z Zoom lub Google Meet, upewnij się, że integracja jest wcześniej skonfigurowana. Aby uzyskać wskazówki krok po kroku, zapoznaj się z:

Tworząc wydarzenie grupowe, zostaniesz poproszony o określenie maksymalnej liczby uczestników. Ta liczba nie powinna przekraczać limitu obsługiwanego przez zewnętrzne narzędzie, którego będziesz używać do spotkania.

Telefon: Wprowadź swój numer telefonu. Spotkanie odbędzie się przez telefon.

Osobiście: Wprowadź adres fizyczny i numer telefonu.

Uwaga: Możesz zaoferować wiele opcji lokalizacji dla jednego wydarzenia (np. telefon i osobiście). Uczestnik może wybrać preferowaną metodę.

Opis wydarzenia: Dodaj krótki opis wydarzenia. Będzie wyświetlany na stronie rezerwacji.

Kalendarz Google:

Dodaj to wydarzenie do Kalendarza Google: Włącz tę opcję, aby automatycznie dodawać zarezerwowane spotkania do Kalendarza Google.

Wybierz kalendarz: Wybierz, do którego konkretnego Kalendarza Google chcesz zapisywać rezerwacje. Pozwala to organizować wydarzenia w różnych kalendarzach zamiast używać tylko domyślnego kalendarza. Po prostu wybierz preferowany kalendarz z menu rozwijanego.

Uwaga: Upewnij się, że integracja jest wcześniej skonfigurowana. Jeśli podłączonych jest wiele kont Google, będziesz mógł wybrać, którego kalendarza użyć.

Ustawianie dostępności wydarzeń:

W tej sekcji możesz skonfigurować dostępność dla konkretnego wydarzenia.

Opcje zakresu dat: Zaproszeni mogą rezerwować:

Bezterminowo w przyszłość (1): Ta opcja pozwala zaproszonym rezerwować wydarzenie w dowolnym momencie w przyszłości bez określonej daty końcowej. Jest idealna dla ciągłych wydarzeń, które nie wymagają powtarzających się aktualizacji zakresu dat.
Dni w przyszłość (2): Ustaw określoną liczbę dni do przodu, na które zaproszeni mogą rezerwować (np. 30, 60 lub 90 dni od dziś).
W zakresie dat (3): Ręcznie wybierz datę rozpoczęcia i zakończenia, kiedy wydarzenie jest dostępne.

Minimalny okres wyprzedzenia (4)

Ustaw, jak daleko z wyprzedzeniem zaproszeni muszą rezerwować. Na przykład, "2 godziny" wymaga rezerwacji co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem spotkania.

Termin anulowania (5)

Ustaw, jak blisko godziny rozpoczęcia spotkania zaproszeni mogą anulować. "0 godzin" pozwala na anulowanie do momentu rozpoczęcia spotkania, podczas gdy "24 godziny" zapobiega anulowaniom w ostatniej chwili.

Dostępne godziny

Możesz ręcznie ustawić dostępność lub użyć ustawień globalnej dostępności, przełączając opcję Użyj globalnej dostępności.

Uwaga: Globalna dostępność jest wyjaśniona w ostatniej sekcji tego artykułu.

Ustawienia zaawansowane na stronie tworzenia wydarzenia:

Dodatkowe opcje dostosowywania obejmują:

Przyrosty czasu rozpoczęcia: Ustaw, jak często pojawiają się przedziały czasowe (np. co 15 minut).
Dzienny limit: Maksymalna liczba rezerwacji dziennie.
Czas bufora: Czas dodawany przed lub po każdej rezerwacji, aby uniknąć spotkań następujących bezpośrednio po sobie.
Wyświetlanie strefy czasowej: Wybierz, czy czas spotkania jest wyświetlany w strefie czasowej gospodarza, czy gościa.

Oto podgląd kalendarza dla wydarzenia z dwiema opcjami lokalizacji (Telefon i Osobiście), interwałem rezerwacji 30 minut i dostępnością tylko we wtorki i środy.

Uwaga: Gdy gość zaplanuje spotkanie, otrzymuje e-mail potwierdzający ze wszystkimi szczegółami i linkiem do anulowania. Właściciel kalendarza również otrzymuje powiadomienie e-mailem.

Rezerwacje:

Ta zakładka pozwala zarządzać wszystkimi spotkaniami zarezerwowanymi przez Twoje kalendarze.

Główne funkcje:

Wyświetl wszystkie swoje rezerwacje.
Anuluj rezerwację, klikając Anuluj rezerwację.

Następnie kliknij Potwierdź, aby zatwierdzić anulowanie.

Przełóż spotkanie, klikając Przełóż rezerwację

Wybierz żądaną datę i godzinę przełożenia spotkania i kliknij Zastosuj, aby potwierdzić.

Aby zobaczyć szczegóły rezerwacji, kliknij Szczegóły rezerwacji

Pojawi się okno popup pokazujące wszystkie szczegóły Twojej rezerwacji. Możesz również anulować lub przełożyć rezerwację z tego okna popup.

Uwaga: Gdy spotkanie zostanie anulowane lub przełożone, zarówno gość, jak i właściciel kalendarza otrzymują powiadomienie e-mailem.

Dostępność:

W tej zakładce możesz skonfigurować swoją globalną dostępność dla wszystkich wydarzeń.

Dostępność tygodniowa: Ustaw domyślne przedziały czasowe dla każdego dnia tygodnia.

Możesz również zdefiniować wiele przedziałów czasowych tego samego dnia, jeśli to konieczne.

Dostępność dla konkretnych dat

Użyj tej funkcji, aby dodać konkretne daty, kiedy jesteś dostępny, zastępując regularny tygodniowy harmonogram. Jest to przydatne do dodawania dodatkowej dostępności w dni, w które normalnie jesteś niedostępny, lub dla specjalnych jednorazowych przedziałów.

Kliknij + Dodaj nową datę w sekcji "Dostępność dla konkretnych dat", aby wybrać konkretne daty i godziny, kiedy chcesz być dostępny na rezerwacje.
Czas wolny

Użyj tej funkcji, aby zablokować określone daty, kiedy jesteś niedostępny, nawet jeśli Twoja dostępność tygodniowa pokazuje Cię jako wolnego. Jest to pomocne na wakacje, święta lub osobiste zobowiązania.

Kliknij + Dodaj nową datę aby wybrać daty, które chcesz oznaczyć jako niedostępne na rezerwacje.

Zalecamy przeczytanie artykułu "Jak dodać kalendarz systeme.io do swojej strony" po instrukcje dotyczące osadzania kalendarza na stronie.